Организация похода обычно начинается с собрания всех желающих в нем участвовать. На собрании руководитель похода сообщает о цели похода, маршруте (если он уже разработан) и длительности похода, о сумме денег, которую надо будет внести каждому участнику, о том, что надо взять с собой, распределяет поручения, договаривается о следующей встрече.
При подготовке такого собрания нужно заранее составить список вопросов, которые на нем будут обсуждаться. Обычная ошибка неопытных руководителей заключается в том, что они начинают думать о том, что говорить на собрании, за несколько минут до его начала. В результате разговор все время перескакивает с вопроса на вопрос, нередко вообще уходит в сторону, например на обсуждение каких-то забавных происшествий, случившихся в одном из прошлых походов. Часто деловое обсуждение постепенно переходит во всеобщее веселье. Так незаметно проходит несколько часов, и, наконец, кто-нибудь вспоминает, что всем пора домой. После этого обсуждение похода завершается наспех, ребята быстро разбегаются по домам, а руководитель начинает вспоминать: «Про одеяла я совсем забыл сказать. Наверняка несколько человек придут без одеял. И ничего не сказал про кастрюли. Теперь придется самому доставать».